Sektor logistyki i transportu charakteryzuje się ogromnym wolumenem dokumentacji, złożonymi procesami i potrzebą szybkiego przepływu informacji. Firmy z tej branży muszą radzić sobie z wieloma wyzwaniami - od zarządzania dokumentami dostaw po fakturowanie i komunikację z klientami. Rozwiązania Kyocera pomagają automatyzować procesy i znacząco redukować zadania manualne, zwiększając efektywność operacyjną.
Wyzwania branży logistycznej
Przedsiębiorstwa logistyczne i transportowe stają przed licznymi wyzwaniami dokumentacyjnymi. W branży logistyki i transportu zarządzanie dokumentami jest siłą napędową każdego procesu. Ogromne ilości dokumentów, takich jak listy przewozowe, potwierdzenia dostaw, faktury i certyfikaty pochodzenia, wymagają sprawnego przetwarzania i archiwizowania.
Operacje logistyczne i transportowe generują ogromne ilości danych z wielu źródeł. Integracja i harmonizacja tych danych w różnych systemach i platformach może być złożonym zadaniem. Brak interoperacyjności między systemami może utrudniać efektywną wymianę danych i opóźniać podejmowanie decyzji.
Automatyzacja procesów dokumentowych
Kyocera oferuje rozwiązania, które radykalnie zmieniają sposób obsługi dokumentów w logistyce. Poprzez automatyzację procesów i redukcję zarówno zadań manualnych, jak i ogromnych wolumenów dokumentów papierowych, współczesne firmy są w stanie drastycznie zwiększyć efektywność i produktywność w logistyce, jednocześnie poprawiając obsługę klienta końcowego.
Rozpoznawanie i przetwarzanie kodów kreskowych
Kody kreskowe są standardem w branży logistycznej ze względu na swoją wysoką dokładność. System DMConnect firmy Kyocera potrafi odczytywać kody kreskowe z dokumentów, a następnie dzielić, kierować, nazywać i przechowywać dokumenty na podstawie tych informacji, umożliwiając automatyczne przetwarzanie wsadowe.
Przykładowo, gdy kierowca dostawy wraca do biura głównego na koniec dnia ze stosem podpisanych potwierdzeń dostaw, DMConnect może automatycznie rozdzielić zamówienia i zapisać pliki w odpowiednich lokalizacjach.
Rozpoznawanie formularzy i OCR
Dokumenty logistyczne często bazują na szablonach - na przykład potwierdzenie dostawy ma zawsze ten sam układ, zmienia się jedynie zawartość. Wykorzystując rozpoznawanie formularzy, DMConnect może wydobywać zawartość w celu dzielenia, kierowania, nazywania i przechowywania dokumentów. Jest to szczególnie przydatne, gdy na dokumentach nie ma kodów kreskowych.
Technologia OCR (Optical Character Recognition) sprawia, że zawartość dokumentów staje się łatwa do wyszukiwania i edycji, a użytkownicy mogą wykorzystać połączenia z bazami danych z innymi systemami wewnętrznymi (np. baza danych ERP) dla ulepszonego skanowania.
Integracja z systemami przedsiębiorstwa
System DMConnect może dostarczać dokumenty do lokalnych folderów sieciowych, e-maili, SharePoint i innych systemów zarządzania dokumentami, zapewniając szybką i efektywną wymianę dokumentów. Miejsca docelowe i formaty wyjściowe mogą być również z góry określone, aby zapewnić spójne standardy.
Ta integracja jest kluczowa dla firm logistycznych, które muszą współpracować z wieloma systemami - od ERP przez WMS (Warehouse Management System) po TMS (Transport Management System).
Zarządzanie flotą urządzeń - Kyocera Fleet Services
Dzięki Kyocera Fleet Services (KFS) firmy mają pełną kontrolę nad swoją flotą urządzeń drukujących. Zdalna diagnostyka serwisowa pomaga zminimalizować potrzebę wysyłania techników serwisowych na miejsce.
Ponieważ diagnoza odbywa się zdalnie, technicy wiedzą już wcześniej, jakie części są potrzebne przed przybyciem na miejsce. Oznacza to, że można przewidzieć problemy zanim wystąpią i zmniejszyć kluczowe przestoje, pozwalając magazynom i centrom dystrybucji pracować jak najwięcej bez nieoczekiwanych opóźnień lub problemów, które są kluczowe dla terminów dostaw.
Automatyczne raportowanie i uzupełnianie
Kyocera Fleet Services raportuje dane liczników do automatycznego fakturowania oraz poziom tonera do automatycznego uzupełniania bez konieczności stosowania oprogramowania pośredniego (agenta zbierania danych). To znacząco upraszcza zarządzanie zasobami i zapewnia ciągłość pracy.
Nowoczesne rozwiązania faksowe
W logistyce faks wciąż odgrywa ważną rolę, szczególnie w komunikacji z partnerami biznesowymi i klientami. Jeśli chodzi o fakturowanie, potrzebne jest rozwiązanie faksowe, które działa dla Ciebie. Użytkownicy Kyocera korzystają ze standardowych zintegrowanych funkcji urządzeń i dedykowanych łączników dla platform RightFax i XMedius.
To eliminuje konieczność stosowania linii telefonicznych i kart faksowych, jednocześnie zmniejszając koszt zakupu sprzętu. Ponadto użytkownicy unikają frustracji związanej z sygnałami zajętości oraz redukują miesięczne opłaty za linie telefoniczne.
Łączniki RightFax i XMedius
Łącznik RightFax firmy Kyocera umożliwia użytkownikom wysyłanie faksów przez serwer OpenText® Fax Server (RightFax) bezpośrednio z panelu operacyjnego urządzenia wielofunkcyjnego Kyocera z obsługą HyPAS.
Łącznik Kyocera XMediusFAX to aplikacja zaprojektowana w celu uproszczenia faksowania i skanowania dokumentów z podłączonego do sieci urządzenia wielofunkcyjnego Kyocera z obsługą HyPAS do serwera XMediusFAX działającego w siedzibie przedsiębiorstwa.
Zwiększenie efektywności operacyjnej
Automatyzacja procesów dokumentowych w logistyce przynosi wymierne korzyści:
Redukcja czasu przetwarzania: Automatyczne rozpoznawanie i klasyfikacja dokumentów znacząco skraca czas potrzebny na ich obsługę.
Minimalizacja błędów: Eliminacja manualnego wprowadzania danych redukuje ryzyko pomyłek i zwiększa dokładność informacji.
Lepsza obsługa klienta: Szybsze przetwarzanie dokumentów przekłada się na sprawniejszą obsługę zamówień i dostaw.
Zgodność z przepisami: Systematyczne archiwizowanie i śledzenie dokumentów ułatwia przestrzeganie wymogów regulacyjnych.
Integracja z łańcuchem dostaw
Systemy zarządzania dokumentami i przepływów pracy pomagają przechowywać, zarządzać i śledzić faktury elektroniczne, certyfikaty pochodzenia, kwity magazynowe i wiele więcej. Ta funkcjonalność jest kluczowa dla sprawnego funkcjonowania łańcucha dostaw.
Firmy logistyczne mogą korzystać z zaawansowanych funkcji śledzenia dokumentów, które umożliwiają monitoring statusu przesyłek, zarządzanie zwrotami i optymalizację procesów magazynowych.
Korzyści dla różnych obszarów logistyki
Magazynowanie
W magazynach automatyzacja dokumentów przyspiesza procesy przyjęcia i wydania towarów, ułatwia inwentaryzację i poprawia dokładność stanów magazynowych.
Transport
Dla firm transportowych kluczowe są szybkie potwierdzenia dostaw, efektywne zarządzanie dokumentacją przewozową i automatyzacja procesów rozliczeniowych.
Dystrybucja
Centra dystrybucji korzystają z automatyzacji przy sortowaniu przesyłek, generowaniu etykiet i zarządzaniu dokumentacją cross-dockingową.
Podsumowanie
Rozwiązania Kyocera oferują kompleksowe wsparcie dla branży logistycznej i transportowej, umożliwiając automatyzację kluczowych procesów dokumentowych. Od rozpoznawania kodów kreskowych przez inteligentne zarządzanie flotą urządzeń po nowoczesne rozwiązania faksowe - Kyocera pomaga firmom logistycznym osiągnąć wyższą efektywność operacyjną.
Inwestycja w technologie Kyocera to inwestycja w przyszłość logistyki, gdzie automatyzacja i integracja systemów pozwalają na szybsze, bardziej dokładne i efektywne zarządzanie łańcuchem dostaw. Dzięki temu firmy mogą lepiej obsługiwać swoich klientów i pozostać konkurencyjne na dynamicznym rynku logistycznym.